Как экономить время? Советы по тайм-менеджменту от успешных таджикских специалистов

Поговорили с молодыми менеджерами, которые любят правильно планировать свое время. Какие лайфхаки они используют и что советуют делать тем, кто ничего не успевает.

Нуриддин Ишонкулов, @n_ishonkulov

Нуриддин работает в "Алиф Банке" продакт-менеджером приложения alif.mobi. Любит порядок в задачах и порядок в голове.

– Для эффективного использования времени я составляю списки задач структурно чекбоксами, записываю что должен успеть за день, за неделю и какие важные дополнительные дела нужно сделать. Также заранее записываю время встреч и совещаний в гугл-календаре, и чтобы не забыть о них ставлю оповещения на телефон и компьютер.

ИЗОБРАЖЕНИЕ Нуриддин

Какие приложения помогают ему в планировании:

– Я активно пользуюсь приложением “Notion” – веду там списки задач, “Google календарем” – супер удобно для планирования будущих событий.

Советы тем, кто ничего не успевает:

– Мне кажется, тайм-менеджмент – это очень индивидуальная вещь, которая зависит от задач и деятельности. Офисным сотрудниками могу посоветовать не забивать весь свой день встречами и митингами. Потому что, если вы весь день будете на встречах, под вечер вам придется делать все важные запланированные на день задачи, расчищать сообщения и т.д. Это путь к выгоранию. Выделите максимум половину дня на митинги, а остальное время стоит фокусироваться на своих важных задачах.

Также поделюсь лайфхаком – часто бывает, что какие-то вещи вылетают из головы, забываешь что-то по работе. Я настроил часы на важные уведомления, в нужный момент они вибрируют, не давая забыть.

И главный совет – брать время на отдых между митингами и переключениями задач, потому что чаще всего переключение требует большего фокуса и готовности, от этого зависит ваша продуктивность. Лучше закончить одну задачу, отдохнуть несколько минут, походить по офису, выпить водички, поговорить с кем-нибудь и только потом переключаться на другую задачу

Нилуфар Мурадова, @nillu_muradova

Нилуфар директор American Space and Makerspace Dushanbe. Работа отнимает большой процент времени Нилуфар, так как это постоянные ивенты, встречи, работа с командой и большие проекты.

Несмотря на это, она успевает ходить в кино, на прогулки, танцы, в горы и т.д.

– Я, наверное, не самый лучший time-manager так как не люблю строгую структуру в управлении своим временем. Не люблю себя заставлять, считаю, что нужно дать настроению и себе время на то, чтобы быть готовым. В жизни жолжно быть немного хаоса. Несмотря на это для очень важных дел у меня есть методы экономии времени.

ИЗОБРАЖЕНИЕ Нилюфар

И планирование однозначно это самый эффективный способ! Обычно я планирую месяц заранее. Мой план на месяц не детализированный. Он больше состоит из основных пунктов каких-то больших дел (например: написать ТЗ, заказать материалы для брендирования, провести ивент). Потом до начала каждой недели у меня есть более детализированный список. А по дням он состоит из “TO DO” и то это не каждый день.

Раньше мне казалось, что планирование занимает много времени, на самом деле это не так. Наоборот, помогает сэкономить его.

Надо также отметить структуру работы моей организации. В Американских Центрах есть свой режим работы. Это создание плана, календаря на месяц, продвижение, проведение и потом отчетность. И заново такой же цикл. Это очень удобная система и мне не приходится писать шаги.

Другой момент — дедлайны. Они у меня всегда есть. Стараюсь ставить их очень рано, потому что чем дальше они, тем позже человек начинает что-то делать. У меня вообще принцип такой, что чем быстрее я работаю и достигаю целей, тем больше у меня времени на развитие в чем-то большем, другом. И, конечно, важно ставить приоритеты. В моей работе очень много задач, целей и большие проекты, внутри которых много других подзадач. Очень важно приоритизировать. Это помогает.

Успевать не означает делать все быстро и везде. Нельзя забывать и о качестве. Поэтому ставлю в планировании специальные значки приоритетным задачам. Даже если на них потрачу много времени и сил, знаю, что это во благо хорошего качества.

ИЗОБРАЖЕНИЕ Нилюфар

Какие приложения помогают ей в планировании:

– Использую “Notes” на айфоне для своих ежедневных личных планов, а для работы — “Trello”. Я также очень люблю блокноты и креативные бумаги. Пишу свои ежедневные TO DO. Когда делаю списки дел на целый год, то обычно их создаю на “Canva”. Хороший визуал всегда к месту.

Советы тем, кто ничего не успевает:

Планировать год, месяц, недели. Не ждите наступления нового года или очередного понедельника.

Записать свои задачи и делать трекинг. Ваш успех будет вас мотивировать.

Ничего не делать тоже нормально. Знаете меру просто. Главное в это время дайте себе возможность накопить ресурсы, наслаждаться моментом.

Сохраните баланс между работой и другими делами. Для этого помимо работы обязательно делайте то, что вы любите (смотрите фильмы, рисуйте, занимайтесь спортом).

Фаридун Замонов, @zamonow

Фаридун работает в ИТ-компании «Ливо». Координирует направления HR, маркетинга и школы программирования и дизайна.

Кроме работы читает книги, ведет личный блог в Инстаграм: пишет о предпринимательстве, обществе, делится книгами, которые читают.

– Убежден в том, что только строгая дисциплина помогает мне успевать больше, — говорит он. —  Вероятно, сильно творческим людям это, наоборот, пойдет во вред, но для меня это работает. В конце каждого года планирую свой следующий год, в конце месяца — следующий, в конце недели — следующую неделю, а в конце дня — следующий день.

ИЗОБРАЖЕНИЕ Фаридун

Какие приложения помогают ему в планировании:

– В приложении Mircosoft To Do создаю всякие списки желаний, цели на год. А в iPlan — разбиваю задачи на каждый день. Назовем это календарным планированием. А в работе используем Trello и Asana.  

Советы тем, кто ничего не успевает:

– Совет банальный — надо планировать свои задачи наперед. Когда уже начался день, планировать его бесполезно — мы уже тонем в рутине задач, а в конце — не поймем, насколько были эффективны для самих же себя. Поэтому лучше под вечер выделить 20-30 минут на планирование следующего дня. И так каждый день, неделю, месяц и год.

Сильно рекомендую прочитать книгу американского психолога Михай Чиксентмихай. Он автор теории потока — когда человек во время выполнения задач головой погружается в дело, получается от этого удовольствие и чувствует постоянный поток энергии. Книга не совсем про тайм-менеджмент, но тема тесно с этим пересекается. 

Читайте нас в  Telegram, Facebook, Instagram, Яндекс.Дзен, OK и ВК.

Свои вопросы, сообщения, видео и фото для Asia-Plus присылайте на Telegram, Whatsapp, Imo по номеру +992 93 792 42 45.